La gestione delle informazioni e del tempo è uno degli argomenti di discussione ricorrenti, sia in relazione alle attività professionali, sia a riguardo del vivere quotidiano. L’information overload è qualcosa che riguarda praticamente chiunque, provocando non solo il bisogno di saper gestire la mole crescente di contenuti (a volte, cercando di difendersi da questi), ma anche la necessità di sviluppare la capacità di accedere alle fonti giuste e scovare le informazioni pertinenti, facendolo altresì velocemente perchè la società moderna continua ad accellerare i suoi ritmi.
La "gestione del tempo" è un argomento affascinante e, mai come adesso, il tempo appare come la risorsa scarsa, la "materia prima" su cui si stanno combattendo le battaglie per conquistare i momenti di attenzione delle persone. In questo post vorrei dare qualche suggerimento per ottimizzare quello che, in definitiva, è il regalo più bello che riceviamo all’alba di ogni nuovo giorno: 24 ore di vita! E questo bene, sempre più prezioso e sotto una continua e crescente pressione, va difeso, organizzato, pianificato. Qui scrivo di cose che riguardano il tempo lavorativo (che in ogni caso impiega la maggior parte delle nostre ore quotidiane non passate a dormire), ma alcuni spunti credo abbiano un senso generale. Ultima premessa: certe indicazioni fanno parte dell’ABC della gestione del tempo e possono apparire scontate, ma la differenza la fa chi sa davvero applicarle! E allora, via con la lista delle 10 cose per ottimizzare il nostro tempo:
- Defininiamo le priorità! Non si può che partire da questo. Sembra banale ma dopo aver sbuffato il solito "non ho tempo", occorre porsi una domanda sola: "quali sono le 3 cose più importanti da fare adesso?". Tutto il resto distrae, stressa, confonde.
- Concentriamoci sulle "cose da fare adesso". In ogni "to do list" compaiono sempre due tipi di task oltre a quelli standard: "le cose da fare adesso" e "le cose che mi piacerebbe fare". In genere sono le ultime che prendono il sopravvento, non è vero? E’ normale ed umano, però occorre rigore nel concentrarsi lì dove occerre operare subito e lasciare "le cose che mi piacerebbe fare" per momenti migliori, quasi a farci un regalo dopo aver completato i task critici. Altrimenti il rischio è quello di alimentare la peggiore tra le categorie di task: "le cose che avrei dovuto fare".
- Gestiamo noi il tempo e non viceversa. Occorre rigore, autocontrollo, a volte un po’ di cinismo, ma non lasciamo che siano gli eventi o gli altri a gestire il nostro tempo. Pianifichiamo le cose da fare, sostituiamo i "ne parliamo la prossima settimana" con "ne parliamo martedì prossimo dalle 15 alle 16".
- Non accumuliamo le informazioni: gestiamole! La nota regola aurea nella gestione dei sistemi informativi insegna che si dovrebbe sempre partire pensando al momento in cui le informazione verranno utilizzate e quindi, di conseguenza, progettare il modo per catalogarle. Rapportato alla Rete significa: è inutile memorizzare disordinatamente su Delicious tutto quello che ci sembra potrebbe avere una futura utilità; dedicare un minuto in più a schedare bene i bookmark, badando a farlo per i contenuti veramente utili, farà risparmiare moltissimo tempo al momento iun cui tali informazioni ci serviranno.
- Usiamo gli strumenti per le loro peculiarità. Abbiamo molti straordinari attrezzi a disposizione per comunicare: telefono, messenger, sms, email, ecc., a patto di utilizzarli per quello che sanno fare meglio. Non serve mandare una mail per un messaggio di cui si chiede risposta immediata: usiamo il messenger o un sms. Il telefono va usato quando si desidera sviluppare un dialogo e si vuole farlo subito, altrimenti meglio inviare una mail che: a) lascia una traccia digitale, b) permette al destinatario di scegliere il momento migliore per leggere e rispondere, mentre la telefonata viene, in un certo senso, subita da chi la riceve.
- Usiamo gli strumenti quando servono. Che senso ha lasciare il cellulare acceso in riunione e puntualmente rispondere alle chiamte in arrivo: "sono in riunione, chiamami dopo"? Meglio invece tenerlo spento (o non rispondere, il chiamante capirà) e abituare i propri intelocutori a inviare un sms per le cose veramente urgenti oppure una mail per quelle meno importanti.
- Attiviamo i "momenti della lettura". Ogni giorno abbiamo pagine web da approfondire , lunghe email da digerire, riviste e newsletter da leggere. Mettiamo tutto da parte, a meno che non siano cose veramente importanti, resistendo alla tentazione di darci comunque una sbirciatina (e qui ci vuole il rigore di cui al punto 2.); quindi troviamo i tempi giusti per smaltire queste informazioni. Chi viaggia spesso, ad esempio, passa molto tempo in aereo, treno o traxi che può essere utilizzato per leggere: sfruttiamolo!
- Poniamoci dei limiti sulla quantità delle informazioni. Aggiungere un feed RSS al proprio aggregatore è facile, seguirne mille è impossibile (a meno che lo si faccia per lavoro). E questo vale per le newsletter da leggere, le conferenze a cui partecipare, ecc. La quantità di informazioni non potrà che continuare ad aumentare: a noi il compito di gestire una quantità più o meno definita di queste, rinnovando periodicamente il processo di selezione, accettando il fatto che fisiologicamente dobbiamo rinunciare a qualcosa. Ad esempio, io mi sono imposto un limite di 200 feed: ne aggiungo uno nuovo solo se ce n’è uno meno importante che posso cancellare.
- Difendiamoci dalle interruzioni. Si tratta di una delle battaglie più difficili: l’interruzione è continua, sembra un fenomeno irreversibile: invece può essere gestita con una buona dose di autocontrollo. Sta a noi gestire il nostro tempo. Ad esempio, impostiamo dei momenti "di clausura", in cui facciamo una e solo quella cosa, che sia anche "solo" riflettere; ma facciamolo davvero, resistendo sia alle muse delle "cose che ci piacerebbe fare", e impostando anche la giusta fermezza nel rispondere ad un collega (ma anche al proprio capo): "Mi sono organizzato per finire questa cosa in un’ora. Ci vediamo/sentiamo dopo". Tanto, a meno che non stia andando a fuoco l’ufficio, la maggior parte delle interruzioni riguarda argomenti che potranno tranquillamente essere analizzati successivamente, sempre a patto di schedulare opportunamente quando farlo.
- Ci vuole tempo per avere tempo. Qualsiasi cosa si vuole trovare bisogna prima cercarla! Il mondo moderno impone a tutti di ricalibrare il loro rapporto con le informazioni, resistendo a tutti i costi alla scontata soluzione di "lavorare di più". Cerchiamo invece di "lavorare meglio"! Occorre un po’ di applicazione, una certa disciplina, e la capacità di assegnare adeguatamente le priorità. Nessuno dice che è facile, anche perché non esiste una pillola per sopravvivere all’information overload. E spero non esisterà mai!
Questo post è stato ispirato in parte da Luca De Biase che di recente ha scritto di spezzettamento del tempo e di interruzioni; purtroppo non sono riuscito a ritrovare il link. Luca ha riportato online il pezzo che aveva scritto per Nòva (grazie!), aggiungendo un paio di riflessioni, tra le quali:
Al posto del tempo libero, destinato al consumo, vorrei il tempo da liberare destinato alle relazioni con gli altri
che è in sintonia con i commenti che ci siamo scambiati qui con Giuseppe.
23 commenti per “Gestione del tempo al tempo d’oggi: 10 suggerimenti”
Pui seguire questa conversazione mediante lo specifico feed rss.
Questo sito/blog è la mia casa digitale in cui, generalmente, tratto di comunicazione, marketing e tecnologia (ossia 
Alla fine di questo post non puoi far altro che raccomandare la lettura di Stephen Covey il massimo esperto di time management
http://www.stephencovey.com/
I suoi libri sono pubblicati anche in italiano
http://www.internetbookshop.it/ser/serdsp.asp?shop=2057&c=VFCXD7M461CGO
Qui altri articoli sul time management
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Posted on 14 ott 2006 alle 19:20.
“Il pensiero lento offrirà ripari ai profughi del pensiero veloce, quando la macchina inizierà a tremare sempre di più e nessun sapere riuscirà a soffocare il tremito. Il pensero lento è la più antica costruzione antisismica” scrive Cassano (non il giocatore) in Il pensiero meridiano. Tutti i suggerimenti sulla gestione del tempo possono più o meno andar bene. Ma qual’è la logica, la filosofia? Ricordate il motto di Manuzio “Festina Lente”, cioè affrettati piano? Dobbiamo mettercelo in testa soprattutto noi che passiamo molto tempo sull’internet. “Ciò che conta non è usare tecnologie veloci, ma di costruire relazioni durature. Cosa che oggi possiamo fare molto più velocemente di quanto potesse un contadino di trecento o tremila anni fa. Ma si tratta di mesi o di anni, non di giorni o minuti”: così chiude l’Elogio della lentezza Giancarlo Livraghi ne L’Umanità dell’internet.
Posted on 15 ott 2006 alle 09:14.
Bisogna capire a che gioco si vuole giocare: se di mestiere fai il corridore di automobili, è inutile fasarsi su quanto era bravo Nuvolari, oggi bisogna semplicemente andare più veloci!
Proprio se si riesce a non disperdere il tempo, se ne avrà per instaurare relazioni durature.
Mi spiace non aver nessuno da citare al momento
Posted on 15 ott 2006 alle 10:14.
Grazie Mauro, credo che la gestione felice del tempo giri attorno alle idee di valore e qualità. Qualità nelle relazioni, valore nelle informazioni e nella loro gestione.
Per non venire investita dalle cose da fare/leggere/organizzare/… un esercizio che ultimamente trovo utile è fermarmi ogni tanto a guardare il mio tempo ‘dall’alto’ e capire che cosa mi ha portato valore e a che cosa ne ho portato io. Tutto il resto è fuffa di contorno e può aspettare.
Posted on 15 ott 2006 alle 11:38.
Una lettura sull’argomento ( a chi interessa ):
Laura Stack “Esci prima dall’ufficio, come fare di più in meno tempo”
Sito dell’autrice http://www.theproductivitypro.com
Saluti.
Alberto Claudio Tremolada
alberto@bloggeraus.com
Posted on 15 ott 2006 alle 19:54.
La gestione del tempo è infatti diventata sempre più difficile. Le informazioni sono ormai continue e in ogni secondo c’è qualcosa di nuovo o qualcosa di vecchio che già sapevamo. Si dovrebbe inventare un tool che sia opportunamente istruito con nostre informazioni su quello che ci interessa, ma anche su quello che già conosciamo.
E poi Mauro hai lasciato fuori dal discorso l’altra parte della gestione del tempo. Come hai detto tu, il giorno è fatto di 24ore, e giustamente oltre al lavoro, per fortuna la nostra passione, c’è la famiglia, uno dei valori principali e fondamentali, che ha bisogno di uno spazio temporale che si deve integrare con quello lavorativo, e non sempre è facile saper scegliere. Non basta inserirlo nell’elenco delle “cose da fare”, anche qui occorre stabilire le priorità, ma la sfida lavoro-famiglia è sempre ardua… qui ci vorrebbero altre considerazioni.
Quello che voglio dire insomma è che gestire circa 16-17 ore della giornata, sta diventando sempre più una vera sfida con la vita, ma forse è anche questo il bello!
Ciao
Posted on 16 ott 2006 alle 07:33.
Bel post (anche quello di Luca).
Una delle basi del successo aziendale e personale è anche questa. Ed è una delle cose più difficili da fare “apprendere”.
Aggiungerei la “tecnica delle liste”, di cui un noto autore americano ha scritto un libro (scusatemi, mi sfugge titolo e nome!) e ha creato la sua fortuna.
Posted on 16 ott 2006 alle 11:18.
La gestione del tempo secondo Mauro Lupi
Un interessante contributo sul tema caro a Mondi Sintetici della gestione del tempo arriva da un post apparso sabato sul blog di Mauro Lupi. Il post raccoglie i 10 suggerimenti per ottimizzare luso del tempo, difendendolo, organizzandolo, piani…
Posted on 16 ott 2006 alle 13:37.
Mauro prima ( ma non so spiegarmene il motivo) non sono riuscita a commentare: seguivo la scia trovata in Più Blog.
Ripasso qui per dirti che ho inviato a qualche amico e a mio figlio ( lavora da pochi mesi al Nord)questo intervento in tema di gestione del tempo.I tuoi suggerimenti e quanto ho letto da Luca De Biase sono un ottimo “passepartout” per vivere i contatti umani, che non divengano ( come vedo in molti dei miei conoscenti) delle torture.
Sembrano a volte masochisti..
Una delle frasi che sento di più :
” scusami, sono mortificato/a: non ho avuto tempo!”
W la qualità della vita:)
Ciao!
Posted on 16 ott 2006 alle 15:51.
Gestione del tempo al tempo d’oggi: 10 suggerimenti
La gestione delle informazioni e del tempo è uno degli argomenti di discussione ricorrenti, sia in relazione alle attività professionali, sia a riguardo del vivere quotidiano. L’è qualcosa che riguarda praticamente chiunque, provoc
Posted on 16 ott 2006 alle 16:41.
Una delle asserzioni o imprecazioni che sento più spesso è quella relativa al tempo: Non c’è tempo ! – scusami: non ho avuto tempo e via discorrendo. Questa cosa mi fa imbufalire per due valide ragioni
Posted on 16 ott 2006 alle 18:54.
Usar bene il tempo: un decalogo pratico
Tra i mille suggerimenti, metodi, manuali per organizzare il proprio tempo ho scelto questo decalogo di Mauro Lupi.
Posted on 22 ott 2006 alle 09:58.
La gestione del tempo secondo Mauro Lupi Un interessante contributo sul tema caro a Mondi Sintetici della gestione del tempo arriva da un post apparso sabato sul blog di Mauro Lupi. Il post raccoglie i 10 suggerimenti per ottimizzare l’uso del tempo, difendendolo, organizzandolo, pianificandolo, con dettagliate spiegazioni per ognuno di essi.
Posted on 22 ott 2006 alle 15:16.
La gestione del proprio tempo
Avete grossi problemi di gestire le 24 ore nellarco della vostra giornata? Allora consultiamo il decalogo di San Mauro. Ho trovato veramente alcuni aspetti interessanti che potrebbero aiutare chiunque ad organizzare la giornata. Eccone alcuni:
…
Posted on 22 ott 2006 alle 21:14.
Verso la Gestione del Tempo 2.0
Si sta sviluppando nella blogosfera italiana in queste ultime settimane un interessante scambio di contributi relativi alla gestione del tempo. Lultimo in ordine di tempo è un post di Alberto Mucignat dal titolo Lo spezzatino del tempo&…
Posted on 26 ott 2006 alle 00:14.
Ciao
volevo farti i complimenti hai un sito bellissimo e molto interessante complimenti davvero
Elisa
Posted on 29 nov 2006 alle 17:10.
Bel post, mi sono permesso di citarlo (indicando la fonte
) in un mio post: http://teteo84.spaces.live.com/blog/cns!1768F6F8EB3D681C!322.entry
Posted on 29 nov 2006 alle 21:19.
@Elisa: grazie per i complimenti!
@Teteo, no problem per riprendere il post, grazie anche a te!
Posted on 30 nov 2006 alle 09:48.
Ti ho citato in un mio post sulla gestione del tempo. “Per ogni cosa c’è il suo momento”
http://organimatica.blogspot.com/2007/04/trovo-estremamente-antipatico-parlare.html
saluti
Posted on 15 apr 2007 alle 11:27.
Grazie Vincenzo; ho sempre in mente di espandere l’argomento che mi sembra sia sempre più critico da affrontare e enon solo in merito agli aspetti professionali.
Posted on 15 apr 2007 alle 17:50.
Non posso evidenziare anche un fattore che è stato trascurato: il voice recorder!
Infatti, se ognuno di noi si deve ricordare tutto ciò che gli passa per la mente, è una perdita di tempo. Quante volte magari capita in auto, di inventrarsi qualcosa di nuovo, e spesso di dimenticarselo prima di arrivare a casa/ufficio. Ci sforziamo a volte di volercelo ricordare ripetendocelo lungo il tragitto, buttando così del tempo prezioso. Con un voice recorde, registra e passa ad altro: sfrutta a pieno il prezioso tempo!
Posted on 06 ago 2007 alle 18:17.
Complimenti per il blog. Il tema di questo post mi è molto caro, imparare a gestire il proprio tempo per le incombenze, il lavoro, gli impegni, e avere più tempo per le relazioni personali…
http://ricchezza.blog.dada.net/post/556610/Il+tempo+non+basta+mai%21+
Ho ripreso il post in uno dei miei blog, citando la fonte
Posted on 03 set 2007 alle 18:51.
per gestire meglio il tempo uso un timer di x47 o di myx17
vedi: http://www.x47.com/it/home
http://www.myx17.com/en/index.html
Posted on 27 lug 2010 alle 10:31.